上海市奉賢區檔案局關(guān)于2018年檔案行政執法檢查的情況通報
奉檔〔2018〕22號
奉賢區檔案局關(guān)于2018年檔案行政執法檢查
的情況通報
各一級立檔單位：
為深入貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《上海市檔案條例》及《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下本市檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》等文件精神和要求，有力推動(dòng)全區檔案工作依法有序開(kāi)展，奉賢區檔案局組織開(kāi)展了2018年度檔案行政執法檢查工作，對41家單位的檔案工作開(kāi)展了實(shí)地檢查?，F將有關(guān)檢查情況通報如下：
一、檢查方式
為進(jìn)一步推進(jìn)簡(jiǎn)政放權、放管結合、優(yōu)化服務(wù)，創(chuàng )新事中事后監管方式，規范檔案行政執法行為，區檔案局首次采用“雙隨機一公開(kāi)”工作機制開(kāi)展檔案行政執法檢查，按照一定比例從全區81家一級立檔單位中隨機抽取檢查對象，從執法人員名錄庫中隨機選派人員進(jìn)行執法檢查，并通過(guò)奉賢檔案信息網(wǎng)及時(shí)公開(kāi)行政執法檢查結果，切實(shí)提升了執法檢查的實(shí)效性，確保了檢查的公平公正、透明高效。
二、檢查內容
本次執法檢查內容涵蓋檔案法律法規的宣傳貫徹、工作機制的建立落實(shí)、工作的規范化標準、各項業(yè)務(wù)建設和監督指導等六個(gè)方面，并結合上海市檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強本市檔案安全工作的通知》文件要求，依法對各單位檔案安全工作進(jìn)行實(shí)地檢查，要求各單位嚴格落實(shí)檔案安全管理責任制，做好檔案安全防范工作。
三、基本情況
1.依法依規，檔案工作機制進(jìn)一步明確。檢查單位均能?chē)栏衤鋵?shí)檔案工作機制，明確檔案工作分管領(lǐng)導和職能部門(mén)，指定人員負責，并將檔案工作納入本部門(mén)、本單位工作計劃、議事日程和考核內容；制定完善檔案管理各項規章制度，為檔案管理制度化、規范化提供保障。區市場(chǎng)監管局、公安奉賢分局、交能集團等單位高度重視檔案工作，對所屬單位檔案工作開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓和檢查、交流等活動(dòng)，切實(shí)履行監督和指導職能，有效保障了檔案工作的完整性和系統性。
2.依法履職，檔案基礎工作進(jìn)一步夯實(shí)。大部分單位能認真貫徹執行檔案法律法規，按照新版《歸檔文件整理規則》加強對文件材料的收集和歸檔，確保檔案資源齊全完整、統一管理；切實(shí)加強檔案資源建設，不斷豐富室藏各門(mén)類(lèi)、各載體檔案資源；深入挖掘和開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為本部門(mén)、本單位重點(diǎn)工作、業(yè)務(wù)管理和各項事業(yè)發(fā)展提供參考和依據。區綠化市容局、區紀委以及其它內設機構變動(dòng)較大的單位認真修訂《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，加強文件材料收集、歸檔，確保檔案資源齊全完整、統一管理。區法院、區房管局等單位健全榮譽(yù)、聲像等各種門(mén)類(lèi)、載體檔案，并實(shí)行集中統一保管。
3.依法治檔，檔案法治意識進(jìn)一步增強。檔案工作對于檔案干部的政治素質(zhì)、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)意識都有著(zhù)較高要求。本次執法檢查中發(fā)現，大部分單位的檔案干部能夠規范細致做好本職工作，按照本單位制定的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》收集各部門(mén)的文件材料，做到收集好、保管好、利用好，不斷推進(jìn)了依法治檔、依法管檔的進(jìn)程，促進(jìn)了全區檔案事業(yè)加快發(fā)展的良好環(huán)境。區水務(wù)局、區衛計委、區建管委等單位積極組織基層檔案干部參加區檔案局組織的檔案新規則業(yè)務(wù)培訓，促使檔案干部領(lǐng)會(huì )并掌握新規則的整理要求，為有效開(kāi)展工作打下扎實(shí)基礎。
4.依法建庫，檔案安全保障力度進(jìn)一步加大。大部分檢查單位建立了檔案室，并積極改善檔案庫房保管條件，按檔案安全保管要求配置了檔案柜架等裝具，配備了防盜門(mén)（窗）、空調、除濕機、溫濕度計、滅火器等設施設備，確保了檔案的安全保管。區信訪(fǎng)辦、區民政局、區統計局、區發(fā)改委、區委黨校、團區委、東方美谷公司等單位在整體搬遷之前就已優(yōu)先考慮設置檔案室，為檔案安全保管提供有力保障。區法院、公安奉賢分局、區市場(chǎng)監管局、區房管局等單位嚴格落實(shí)安全防護措施（防塵、防光、溫濕度調控等），確保檔案安全保管。
四、存在問(wèn)題
1.檔案的基礎業(yè)務(wù)不夠規范，影響了歸檔材料的質(zhì)量。部分單位不重視平時(shí)對文件材料的形成積累，沒(méi)有嚴格按照本單位的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》對文件材料進(jìn)行全面收集，歸檔不完整、不及時(shí)；沒(méi)有嚴格按照新《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）對歸檔文件進(jìn)行整理，存在文件組件不合理、保管期限劃定不準確、裝訂及題名著(zhù)錄不規范等問(wèn)題；榮譽(yù)、聲像等各種門(mén)類(lèi)、載體檔案收集不完整，單位檔案門(mén)類(lèi)不全、載體單一。
2.檔案的安全監管不夠到位，影響了檔案實(shí)體的安全。部分單位檔案庫房及設施設備配備不到位，溫濕度控制、消防等必要的設施設備未配備齊全，監管措施不夠有力，檔案安全保管存在一定的隱患。一些單位檔案室未定期對設備進(jìn)行檢查維護，設施設備已出現故障；一些單位沒(méi)有定期清掃除塵等，庫房清潔不達標，有蟲(chóng)霉現象發(fā)生；一些單位在檔案移交、數字化、外包以及人員調離時(shí)交接不規范，借閱登記、審批及催交等手續執行不嚴格；一些單位辦公地點(diǎn)搬遷變動(dòng)，對檔案實(shí)體安全造成一定的隱患。
3.對下屬單位的監督指導不夠，影響了檔案工作的平衡發(fā)展。部分單位對下級單位的檔案工作監督指導力度不夠，責任不到位,沒(méi)有組織開(kāi)展檔案工作培訓、交流、指導以及監督檢查，對下屬單位《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》未進(jìn)行審核,基層單位檔案工作體制不順、組織不全、制度不嚴、管理不善、業(yè)務(wù)不規范。
4.檔案人員隊伍不穩定，影響了檔案工作的有序開(kāi)展。檔案人員調動(dòng)頻繁，力量比較薄弱，身兼多職，“兼而不管”;個(gè)別人員剛經(jīng)過(guò)培訓、學(xué)習，對檔案工作剛剛入門(mén)，工作崗位就變動(dòng)又換了新手，大大影響檔案工作的連續性、有序性，也影響了檔案工作的質(zhì)量。
五、下階段工作要求
1.持續加強對基層單位的監督指導，促進(jìn)全區檔案工作有序發(fā)展。各單位要切實(shí)貫徹落實(shí)國家檔案局8、10號令的要求，進(jìn)一步規范各門(mén)類(lèi)、載體文件材料的收集、整理和歸檔工作，不斷豐富室藏檔案資源；對標新《歸檔文件整理規則》要求，進(jìn)一步加強歸檔文件整理工作，規范操作流程，全面提升年度歸檔工作質(zhì)量；要進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設，將檔案信息化管理納入本部門(mén)、本單位信息化建設規劃目標之中，促進(jìn)檔案工作更好發(fā)展。
2.持續加強檔案安全風(fēng)險防控和治理，筑牢檔案實(shí)體安全防線(xiàn)。各單位要進(jìn)一步強化檔案安全責任，提升檔案人員安全防范意識，不斷完善檔案安全保障各項措施，有效防范各種檔案安全風(fēng)險；高度重視檔案庫房精細化管理，在檔案查借閱利用、數字化、移交和接收等過(guò)程中嚴格執行登記、交接、審查等制度，堅決防止檔案實(shí)體丟失，確保檔案實(shí)體安全。
3.全面提高全區檔案法治意識，優(yōu)化檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境。結合“七五”普法工作，各單位要繼續深入開(kāi)展檔案法律法規宣傳活動(dòng)，不斷擴大檔案普法覆蓋面，積極打造傳統方式與微信、網(wǎng)站等在線(xiàn)平臺優(yōu)勢互補的立體化檔案普法宣傳陣地，不斷提高檔案普法宣傳的親和力、吸引力和影響力。同時(shí)，各單位要以檔案行政執法檢查為契機，采取多種形式深入開(kāi)展《中華人民共和國檔案法》《上海市檔案條例》等法律法規的學(xué)習和宣傳活動(dòng)，使檔案工作步入規范化、制度化、法制化軌道，提升檔案工作依法管理水平。
4.全面推進(jìn)檔案干部隊伍建設，為檔案工作注入發(fā)展動(dòng)力。各單位要進(jìn)一步重視檔案人才隊伍建設，配好、配強檔案人員，保持隊伍相對穩定；進(jìn)一步加大培訓力度，及時(shí)選派檔案干部參加各種業(yè)務(wù)培訓，引導檔案干部理論聯(lián)系實(shí)際，邊學(xué)邊干，在實(shí)踐中學(xué)習，在學(xué)習中進(jìn)步，培養造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀律嚴的檔案人才隊伍，不斷推動(dòng)全區檔案事業(yè)向前發(fā)展。
各單位要嚴格按照《檢查意見(jiàn)書(shū)》的要求，結合本單位實(shí)際情況，總結經(jīng)驗查找不足，切實(shí)將各項要求和措施落實(shí)到今后的工作中。區檔案局將每年組織開(kāi)展行政檢查并對檢查結果進(jìn)行通報，不斷推進(jìn)奉賢區檔案管理水平再上新臺階。
上海市奉賢區檔案局
2018年11月29日
上海市奉賢區檔案局辦公室 2018年12月4日印發(fā)
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